• KORONAWIRUS

Tarcza antykryzysowa 4.0 – będzie zdalna kontrola przedsiębiorców

• #Praca zdalna
• #Firma
• #tarcza antykryzysowa 4.0
• #nowelizacja
• #pomoc

2021-07-02

Na mocy ustawy z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19, czyli tzw. Tarczy antykryzysowej 4.0 znowelizowano przepis art. 51 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (dalej: Prawo przedsiębiorców), dodając do niego ust. 3a regulujący zdalną formę przeprowadzania kontroli. Nowelizacja stanowi odpowiedź na zmiany, które zaszły od 2020 r. m.in. w zakresie przejścia w tryb pracy zdalnej nie tylko przez przedsiębiorców, ale również urzędników.

Zalety i wady

Prowadzenie zdalnych kontroli w założeniu ma być mniej uciążliwe dla przedsiębiorców, którzy dzięki temu nie są zobowiązani podejmować części działań organizacyjnych związanych z tradycyjnymi kontrolami. Na przykład nie jest konieczne zapewnienie kontrolującym odpowiednich pomieszczeń, czy pozostawanie w dyspozycji kontrolujących w określonych godzinach. Dodatkowo, przedsiębiorca może lepiej przygotować się do takiej kontroli oraz ma więcej czasu na przeanalizowanie żądań organu i przygotowanie wymaganych dokumentów. Z drugiej strony, zdalna kontrola może stanowić dla przedsiębiorcy obciążenie, na przykład w zakresie, w jakim konieczne będzie przygotowanie skanów dokumentacji, o której przekazanie zwróci się organ.

Warunki prowadzenia zdalnych kontroli

Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli taki sposób może usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Operatorem pocztowym jest przedsiębiorca uprawniony do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych (np. Poczta Polska, firmy kurierskie). Środkami komunikacji elektronicznej są z kolei rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi – w szczególności poczta elektroniczna.

W celu zabezpieczenia danych przesyłanych pocztą elektroniczną przedsiębiorca powinien korzystać z programów szyfrujących dane i opatrywać przesyłane dokumenty hasłem. Kluczowe jest również wybranie takiego dostawcy usług e-mail, który zagwarantuje poufność przesyłanych informacji.

Zdalna kontrola jest możliwa w sytuacji, gdy z uwagi na charakter prowadzonej działalności gospodarczej nie jest konieczne osobiste stawiennictwo kontrolerów w siedzibie przedsiębiorcy, a kontroli można dokonać w ramach analizy nadesłanej przez przedsiębiorcę dokumentacji.

Ważne!

W art. 51 ust. 3a Prawa przedsiębiorców zastrzeżono, że kontrole zdalne mogą odbywać się jedynie po uzyskaniu przez organ kontrolujący zgody samego przedsiębiorcy na przeprowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności mieszczących się w jej zakresie z wykorzystaniem poczty lub środków komunikacji elektronicznej.

Z uwagi na to, że dokumenty oraz informacje zebrane w toku czynności wykonywanych przez organ kontroli z naruszeniem przepisów m.in. art. 51 ust. 3a Prawa przedsiębiorców nie stanowią dowodu w postępowaniu kontrolnym, należy przyjąć, że organ kontrolny powinien do akt sprawy załączyć dowód wyrażenia przez przedsiębiorcę zgody na prowadzenie kontroli zdalnej. Ustawa nie wskazuje, w jakiej formie przedsiębiorca powinien wyrazić taką zgodę.

W ustawie nie sprecyzowano kanału komunikacji w przypadku przekazywania przez kontrolowanego przedsiębiorcę dokumentacji drogą elektroniczną, ani sposobu ewentualnego potwierdzania autentyczności przekazywanych dokumentów. Szczegółowe zasady prowadzenia kontroli zdalnych u przedsiębiorców, w tym stosowane środki komunikacji elektronicznej, mogą różnić się w zależności od instytucji, która je prowadzi. Zasady zdalnych kontroli opracowały m.in. Państwowa Inspekcja Pracy oraz Polska Agencja Nadzoru Audytowego.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy (dalej: PIP) na swojej stronie internetowej opublikowała Zasady prowadzenia kontroli zdalnych przez organy Państwowej Inspekcji Pracy (dalej: Zasady PIP), z których wynika, że postępowania kontrolne prowadzone przez organy PIP mogą być przeprowadzone w sposób całkowicie zdalny oraz w sposób hybrydowy, czyli poprzez połączenie elementów kontroli zdalnych i kontroli bezpośrednich, przeprowadzanych w siedzibie podmiotu kontrolowanego. Warunkiem przeprowadzenia kontroli w sposób zdalny lub hybrydowy jest zgoda podmiotu kontrolowanego.

Zdalna kontrola lub poszczególne czynności kontrolne przeprowadzone w sposób zdalny mogą mieć miejsce jedynie w przypadkach, gdy dla dokonania pełnych ustaleń w zakresie stanu faktycznego nie jest wymagana obecność inspektora w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych kontrolowanego. W sposób zdalny mogą zatem być wykonywane czynności polegające przede wszystkim na oględzinach dokumentów, pozyskiwaniu pisemnych i ustnych informacji oraz oświadczeń.

Czynności kontrole są więc prowadzone bezpośrednio w zakładzie pracy w sprawach dotyczących m.in. śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych wypadków przy pracy oraz w sprawach dotyczących bezpośredniego zagrożenia życia i  zdrowia zatrudnionych lub innych osób wykonujących pracę zarobkową.

W Zasadach PIP wskazano, że w stosunku do podmiotów niepodlegających ustawie Prawo przedsiębiorców dopuszcza się wykonywanie poszczególnych czynności kontrolnych w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP, w oparciu o materiały przesłane przez kontrolowanego za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej.

Ważne!

O zamiarze wszczęcia kontroli zdalnej inspektor pracy zawiadamia podmiot kontrolowany za pośrednictwem operatora pocztowego, platformy usług komunikacji publicznej ePUAP lub osobiście, doręczając pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz żądanie wraz z pouczeniem dotyczącym konieczności wyrażenia zgody na przeprowadzenie kontroli.

Inspektor pracy wspólnie z podmiotem kontrolowanym ustala, w jaki sposób zostanie przekazany materiał dowodowy, uwzględniając możliwości techniczne podmiotu kontrolowanego, a w przypadku przesyłanych drogą e-mailową dokumentów i innych informacji zawierających dane wrażliwe – sposób ich zabezpieczania.

Przedstawione w toku kontroli dokumenty mogą przyjmować postać dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem kwalifikowanym, kopii tego dokumentu albo elektronicznej kopii dokumentu papierowego (tzw. skanu) potwierdzonej za zgodność kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podmiot kontrolowany jest uprawniony do zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole z kontroli w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. W celu umożliwienia skorzystania z tego prawa, inspektor pracy udostępnia podmiotowi kontrolowanemu kopię protokołu kontroli wraz z informacją uzupełniającą, za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej ePUAP lub za pośrednictwem operatora pocztowego.

Po przekazaniu kopii protokołu kontroli następuje jego omówienie, które można zrealizować także za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość.

Po upływie terminu do wniesienia zastrzeżeń jeden egzemplarz protokołu (bez zmian, zmieniony lub uzupełniony) podpisany przez inspektora pracy jest przesyłany podmiotowi kontrolowanemu za pośrednictwem operatora pocztowego. Natomiast podmiot kontrolowany podpisuje protokół (albo dokonuje adnotacji o odmowie jego podpisania) i przesyła dokument za pośrednictwem operatora pocztowego zwrotnie na adres właściwego okręgowego inspektoratu pracy. Brak dokonania w terminie zwrotnego odesłania egzemplarza protokołu kontroli jest równoznaczny z odmową podpisania protokołu.

Kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Zakład Ubezpieczeń Społecznych co do zasady przeprowadza kontrolę w siedzibie płatnika składek lub w miejscu prowadzenia przez niego działalności, w obecności płatnika lub upoważnionej przez niego osoby. Kontrolę można również prowadzić w miejscu przechowywania firmowej dokumentacji innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej płatnika, np. w biurze rachunkowym płatnika. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie zamieszczono informacji o możliwości i warunkach przeprowadzania kontroli zdalnych.

Przedsiębiorca po otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu kontroli przez ZUS może wnioskować o przeprowadzenie kontroli w sposób zdalny. Nie ma jednak pewności, że jego wniosek zostanie uwzględniony. ZUS może bowiem argumentować, że dla przeprowadzenia kontroli niezbędna jest obecność inspektora ZUS na przykład w siedzibie płatnika składek.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma w szczególności prawo:

– badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,

– zabezpieczać zebrane dowody,

– żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,

– przesłuchiwać świadków, płatnika składek, ubezpieczonego.

Bez względu na formę prowadzenia kontroli podmiot kontrolowany zobowiązany jest:

– udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich (wraz z tłumaczeniem na język polski),

– sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS,

– zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik,

– udzielać wyjaśnień kontrolującemu.

Podmiot kontrolowany uprawniony jest do złożenia pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie.

Kontrola urzędu skarbowego

Organy podatkowe prowadzą zasadniczo czynności kontrolne w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością. Nie zostały opublikowane wytyczne w zakresie przeprowadzania kontroli podatkowej w sposób zdalny.

Kontrola podatkowa jest co do zasady wszczynana nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Ważne!

Kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia, ale wymaga to zgody lub wniosku kontrolowanego. Od obowiązku zawiadomienia o kontroli przewidziano szereg wyjątków.

W trakcie kontroli kontrolujący jest upoważniony m.in. do:

– wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego,

– żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin,

– żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej,

– przesłuchiwania świadków, kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego, pracownika oraz osoby współdziałającej z kontrolowanym.

Podmiot kontrolowany jest natomiast obowiązany umożliwić wykonywanie czynności kontrolnych, w szczególności:

– umożliwić nieodpłatnie filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli,

– przekazać, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciąg z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisany w postaci elektronicznej, jeżeli kontrolowany prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.

Podmiot kontrolowany uprawniony jest do złożenia pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Organ kontrolujący ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie.

Podstawa prawna: Ustawa z 19 czerwca 2020 r. o  dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (tekst jedn. DzU z 2021 r., poz. 1072 ze zm.)

Ustawa z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. DzU z 2021 r. poz. 162)

Wprowadzenie możliwości zdalnej kontroli przedsiębiorców i uzależnienie jej przeprowadzenia od zgody przedsiębiorcy należy ocenić pozytywnie. Kluczowe jest jednak, by o możliwości przeprowadzania zdalnej kontroli przedsiębiorcy byli przez organy kontroli informowani. Rekomendowane byłoby również opracowanie przez organy kontrolujące zasad, czy wytycznych regulujących sposób przeprowadzania takich kontroli, w tym stosowanych środków komunikacji elektronicznej.

Artykuł został opublikowany w internetowym i papierowym wydaniu dziennika ,,Rzeczpospolita”