Ustawa o sygnalistach: prawda ułatwi diagnozę problemów w firmie
2021-10-21
Polscy przedsiębiorcy powinni podkreślać, że sygnalista to nie donosiciel, i zachęcać pracowników do zgłaszania zauważonych nadużyć.
Z początkiem października do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów trafił projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Nowa regulacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów. Przyjęcie projektu przez Radę zaplanowano na IV kwartał 2021 r.
Nowe obowiązki mogą wpłynąć na zmiany w kulturze organizacyjnej przedsiębiorstw oraz w podejściu do identyfikacji nieprawidłowości. Czy polskie firmy są na to gotowe?
Ma być lepiej
Główne cele unijnej regulacji to:
– maksymalizacja przejrzystości działań podmiotów,
– eliminacja nieprawidłowości zaistniałych w środowisku zawodowym na poziomie wewnętrznym.
By te cele zrealizować, trzeba stworzyć odpowiednie kanały komunikacji dla osób, które chciałyby zgłosić nieprawidłowość. Konieczne jest również zapewnienie tym osobom skutecznej ochrony. Dla sprawności procedury istotne jest, aby zapewnione były oba jej elementy jednocześnie.
Sygnalista to osoba zgłaszająca nieprawidłowości, które zauważyła wykonując swoje obowiązki zawodowe. To, co decyduje o statusie sygnalisty, to działanie w dobrej wierze oraz w interesie publicznym. Motywem zgłoszenia nie może być zemsta czy korzyść finansowa.
Procedury wewnętrzne
Dyrektywa w sprawie ochrony sygnalistów zawiera przepisy dotyczące wewnętrznych i zewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz ujawnienia publicznego. Dla przedsiębiorców najistotniejsze pozostają przepisy dotyczące wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości. W tych regulacjach trzeba określić również zasady prowadzenia postępowania wyjaśniającego – następującego już po zgłoszeniu nieprawidłowości.
Przyjęte procedury powinny być zrozumiałe w odbiorze i łatwo dostępne dla pracowników. Ważne, by zgłoszenia mogły być dokonywane zarówno ustnie, jak i pisemnie do bezstronnych osób lub podmiotów zewnętrznych.
Naszym klientom rekomendujemy wprowadzenie wewnętrznych polityk, które uregulują co najmniej:
– procedurę dokonywania zgłoszeń,
– postępowanie po zgłoszeniu,
– ochronę tożsamości i statusu sygnalistów.
Istotnym elementem polityki jest także zapewnienie sygnalistom ochrony przed działaniami odwetowymi, przez które należy rozumieć na przykład:
– zwolnienie z pracy,
– degradację lub wstrzymanie awansu,
– przymusowy urlop bezpłatny,
– przekazanie obowiązków zawodowych,
– zmianę miejsca i godzin pracy,
– obniżenie wynagrodzenia.
Ochronę należy zapewnić także innym osobom niż sam sygnalista. Powinny ją otrzymać np. osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, współpracownicy lub krewni dokonującego zgłoszenia, którzy są związani zawodowo z pracodawcą.
Przedsiębiorcy powinni zadbać o jak najsprawniejszą wewnętrzną procedurę zgłoszeń, by uniknąć sytuacji, w której dochodzi do ujawnienia publicznego. Podanie informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej to często straty wizerunkowe dla pracodawcy. Z tego powodu istotne jest podjęcie odpowiednich działań na wczesnym etapie.
Ważna jest komunikacja
Skuteczne wprowadzenie zmian w przedsiębiorstwie wymaga odpowiedniej komunikacji z pracownikami. To od komunikacji zaczyna się budowa nowego systemu. Ważne, aby przedsiębiorcy podkreślali, że sygnalista to nie donosiciel, i zachęcali pracowników do zgłaszania zauważonych nieprawidłowości. W przekazie do zatrudnionych pracodawca powinien wskazać, że jest gotowy zmierzyć się z często niewygodnymi informacjami.
Zbudowanie kultury akceptacji dla osób zgłaszających nieprawidłowości jest kluczem do sprawnego funkcjonowania polityki zgłaszania naruszeń. Wiele nieprawidłowości może pozostawać w ukryciu, a procedura ich ujawniania okaże się nieskuteczna, jeżeli sygnaliści pozostaną przekonani o swojej bezsilności.
Kwestia transparentności
Wdrożenie nowych procedur pozwoli na zadbanie o kulturę etyczną w przedsiębiorstwie i budowanie pozytywnego wizerunku firmy. Wydolne procedury zgłaszania nieprawidłowości mogą stanowić skuteczne narzędzie do zarządzania ryzykiem. Informacje pozyskane od sygnalistów pozwalają organizacji wprowadzić korzystne zmiany i zapobiec niebezpiecznym dla niej zjawiskom. To z kolei pozwoli na zarządzenie problemem na jego wczesnym etapie, a nie dopiero w jego zaawansowanej fazie, która często rozgrywa się na sali sądowej czy w postępowaniu przed organem administracji.
Przede wszystkim przedsiębiorstwo powinno przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Wielokrotnie pomagamy klientom prowadzić takie postępowania. Z doświadczenia wiemy, że wyjaśnienie sprawy i wyciągnięcie konsekwencji „oczyszcza atmosferę”. Taka postawa pracodawcy przekłada się na wzrost zaufania do niego wśród pracowników. Osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie wierzą, że ich głos ma znaczenie i może coś zmienić. Oczywiście zmienić na lepsze.
Współautorem tekstu jest Patrycja Kujawa, prawnik z SENDERO Tax & Legal
ZDANIEM AUTORA
Filip Firut, radca prawny SENDERO Tax & Legal
Najgorsze, co może zrobić firma po otrzymaniu zgłoszenia, to zamieść sprawę pod dywan. Udawanie, że nic się nie stało, prowadzi do powolnej degradacji w miejscu, gdzie dochodzi do nieprawidłowości. W perspektywie ma to nie tylko negatywny wpływ na wizerunek przedsiębiorstwa, ale przekłada się również na straty materialne. Niedawno jednego z klientów naszej kancelarii przedłużające się postępowanie wyjaśniające – w sprawie o mobbing – kosztowało ponad 100 tys. złotych. Dlatego warto wdrażać odpowiednie procedury, by móc sprawnie reagować na zgłoszenia. Głos sygnalisty może w wielu sytuacjach pomóc w prowadzeniu biznesu.
Artykuł ukazał się w serwisie rp.pl
