Praca zdalna zniweluje skutki kryzysu COVID-19

Należy przypuszczać, że świat po pandemii koronawirusa nie będzie taki sam i obecna sytuacja znacząco wpłynie na dotychczasowe funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw. Weźmy za przykład przejście pracowników w tryb pracy zdalnej

Jeszcze do niedawna niewielu pracodawców na polskim rynku decydowało się na taką możliwość. Dziś, kiedy ta forma pracy często staje się koniecznością, okazuje się, że firmy całkiem sprawnie funkcjonują a zmiana ta przynosi sporo oszczędności. Warto więc rozważyć wykorzystanie trybu pracy zdalnej jako jednej z opcji cięcia kosztów i niwelowania skutków kryzysu na działalność firmy.

Czym jest praca zdalna

Pracy zdalnej nie należy utożsamiać z telepracą, o której mowa w kodeksie pracy. Możliwość pracy zdalnej została wprowadzona do polskiego porządku prawnego ustawą z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374), dotychczas kwestia ta nie była prawnie regulowana i odbywała się na podstawie porozumienia pracodawcy i pracownika. Artykuł 3 cytowanej ustawy stanowi, że w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie przez czas oznaczony pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.

Praca zdalna wprowadzana jest poleceniem pracodawcy. Obecnie funkcjonujące przepisy nie określają jednak formy jej wprowadzenia ani zasad wykonywania. Efektywność pracy zdalnej zależy od wielu czynników, samo jej wdrożenie jest bowiem dopiero początkiem reorganizacji pracy w firmie. Warto zatem pamiętać o kilku istotnych kwestiach, dzięki którym proces ten przebiegnie sprawnie i bezproblemowo.

Regulamin pracy zdalnej

Pracodawca powinien zadbać o odpowiednie zorganizowanie pracy. Pomocnym w tej kwestii może okazać się regulamin pracy zdalnej. Taki regulamin powinien być dostosowany do specyfiki danej branży. Przede wszystkim powinien on zawierać zapisy dotyczące organizacji czasu pracy pracowników, ustalenia formy potwierdzenia rozpoczęcia i zakończenia pracy, zasad wykonywania i rozliczania efektów pracy, powierzania i użytkowania sprzętu, w tym kwestie ewentualnych wymagań technicznych i informatycznych, narzędzi do komunikacji między pracownikami, ekwiwalentu za media, bezpieczeństwa i higieny pracy, obowiązków związanych z ochroną danych osobowych, a także szereg innych zapisów dostosowanych do charakteru prowadzonej działalności.

Organizacja czasu pracy

Ważną kwestią jest uwzględnienie w regulaminie czy poleceniu pracy zdalnej kwestii czasu wykonywania pracy. Pracodawca może i powinien wymagać, aby pracownik pozostawał w jego dyspozycji w godzinach pracy obowiązujących w zakładzie pracy. Dopuszczalne jest przy tym zarówno skrócenie jak i wydłużenie okresu świadczenia pracy zdalnej, przyjęta w obecnym kształcie ustawa nie zawiera bowiem żadnych ograniczeń w tym zakresie. Celem weryfikacji ilości godzin przepracowanych przez pracownika w domu pracodawca może wdrożyć odpowiednie środki techniczne, np. liczniki czasu pracy czy różnego rodzaju aplikacje monitorujące czas pracy. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracodawca będzie mógł sprawować kontrolę nad wykonywaniem obowiązków pracowniczych oraz z łatwością rozliczy się z tytułu ewentualnych nadgodzin.

Należy przy tym pamiętać, że Kodeks pracy dopuszcza monitorowanie przez pracodawcę poczty elektronicznej pracownika oraz stosowanie innych form monitoringu, w tym również danych zapisywanych na komputerze pracownika. Jak wskazuje przepis art. 223 Kodeksu pracy, kontrola taka może być prowadzona jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracownicy muszą również zostać powiadomieni o wprowadzeniu monitoringu, najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Zgodnie z art. 207 ust. 2 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki, w szczególności poprzez organizowanie pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W tym względzie warto również powołać się na przepisy dotyczące telepracy. Zgodnie z art. 67[17] kodeksu pracy, jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca realizuje wobec niego, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki określone w dziale dziesiątym, mówiącym o zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy. Z uwagi na brak szczegółowych unormowań w zakresie pracy zdalnej, częstą stosowaną wśród przedsiębiorców praktyką jest wymaganie od pracownika oświadczenia o wykonywaniu zadań w czasie pracy zdalnej w zgodności z zasadami bhp.

Ochrona danych osobowych

Pomimo, że przepisy RODO nie regulują kwestii przetwarzania danych osobowych w przypadku trybu pracy zdalnej, w dalszym ciągu mamy do czynienia ze świadczeniem pracy, co za tym idzie pracodawca powinien zapewnić przestrzeganie odpowiednich przepisów przez swoich pracowników. Obowiązek ten wynika m.in. z art. 5 RODO, zgodnie z którym dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, a przetwarzanie powinno odbywać się w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych. Warto również podkreślić, że zgodnie z art. 32 RODO administrator danych ma obowiązek wdrożyć odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa. W tym kontekście wartym rozważenia jest zapewnienie pracownikom szkoleń on-line dotyczących zasad bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, a także odpowiednich uwarunkowań technicznych.

W tym zakresie warto również wprowadzić w zakładzie pracy jasne zasady korzystania z udostępnionych pracownikom rozwiązań technicznych. Pracownicy powinni wiedzieć w jakim zakresie mogą używać powierzonych im urządzeń, w tym w szczególności czy pracodawca dopuszcza jakiekolwiek jego użycie do celów prywatnych. Pracując z domu, pracownicy bardzo często wykorzystują prywatne urządzenia lub inne, niezapewnione przez pracodawcę rozwiązania techniczne. Jako przykład wskazać można wykorzystywanie własnej drukarki, przesyłanie wiadomości za pośrednictwem prywatnych kont poczty elektronicznej, czy też wysyłanie plików za pomocą np. ogólnie dostępnych chmur danych. Takie działania stanowią poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa danych, w tym również danych osobowych. Ponadto, przekazywane informacje pozostają poza jakąkolwiek kontrolą pracodawcy. Zasady korzystania ze sprzętu komputerowego, powinny zostać określone w regulaminach lub procedurach wdrożonych przez pracodawcę lub indywidualnie z pracownikami, w umowach dotyczących powierzenia sprzętu i związanej z tym odpowiedzialności pracownika.

Tajemnica przedsiębiorstwa

Przechodząc na tryb pracy zdalnej warto się zabezpieczyć przed niepożądanym naruszeniem tajemnicy przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2019 r. poz. 1010) przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności. W celu ochrony tych informacji pracodawca powinien przedstawić swoim pracownikom jasne wytyczne jakie informacje uznaje za tajemnicę przedsiębiorstwa i jak powinno się je chronić. Cenne mogą okazać się w tym zakresie odpowiednie szkolenia i właściwe zasoby techniczne. Istotnym jest także zawarcie odpowiednich umów o zachowaniu poufności i zakazie konkurencji.

Podsumowując, obecna sytuacja epidemiologiczna niejako wymusza na ustawodawcy podążanie za nową rzeczywistością i odpowiednie uregulowanie w kodeksie pracy zasad świadczenia pracy zdalnej. Wprowadzenie odpowiednich przepisów w tym zakresie powinno być tylko kwestią czasu, albowiem brak odpowiednich regulacji powoduje liczne problemy np. w kwestii odpowiedzialności za przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania przez pracownika pracy zdalnej w razie wypadku przy pracy. Skierowanie przynajmniej części pracowników w tryb pracy zdalnej może przynieść pracodawcom spore korzyści, chociażby poprzez zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnię biurową i nierzadko ogromne oszczędności z tym związane. Nowy tryb pracy może okazać się trafny także dla pracowników, którzy przykładowo mogą odpowiednio wykorzystać czas przeznaczony na codzienne dojazdy do biura. Przedstawione powyżej rozwiązanie jest jednym ze sposobów walki z COVID-19. Z pewnością każda branża ze względu na swoją specyfikę wymaga, zwłaszcza w dobie pandemii, przenikliwości i nieszablonowych rozwiązań. Kreatywność i umiejętność dostosowania się do nowych warunków często jest jednym z czynników warunkujących sukces w biznesie i wydaje się, że może mieć kluczowe znaczenie w obecnym, nietypowym dla przedsiębiorców czasie.

Artykuł ukazał się w internetowym wydaniu dziennika „Rzeczpospolita” dnia 29-04-2020r.