#CZYTELNICY PYTAJĄ ,,RZECZPOSPOLITA” ODPOWIADA: Identyfikator ze zdjęciem czy bez?

– W naszym zakładzie każda osoba posiada identyfikator, na którym znajduje się jej zdjęcie. Ostatnio coraz więcej osób nie chce się zgodzić na to, by robić jej zdjęcie i umieszczać na identyfikatorze. Nasz zakład zatrudnia ponad 250 osób. Stosujemy identyfikatory ze zdjęciem do sprawnej identyfikacji pracowników. Czy pracownik może odmówić udzielenia takiej zgody? – pyta pani Marzena.

W pewnych okolicznościach wizerunek może być traktowany przez przepisy, jako dane osobowe. Szczególnie, jeżeli chodzi o zdjęcia „portretowe”, które najczęściej znajdują się na identyfikatorach. Co to oznacza dla firmy? Oznacza to, że pracodawca, chcąc przetwarzać dane osobowe w postaci wizerunku pracowników – musi wykazać do tego podstawę prawną. Czasami uzyskanie zgody pracownika wydaje się najprostszym rozwiązaniem, jak się okazuje nie zawsze skutecznym.

Po wejściu RODO w życie, przeprowadzona została nowelizacja kodeksu pracy w zakresie przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników. Dodano także przepisy o różnych formach monitorowania pracowników. Określono konkretne uprawnienia pracodawcy w zakresie przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy oraz zatrudnianych. W katalogu danych osobowych, które pracodawca może pozyskiwać, nie wskazano wizerunku pracownika. Pracodawca może jednak żądać od pracownika podania innych danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne dla pracodawcy do spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Nie potrzebuje przy tym zgody pracownika. Dlatego uzasadnieniem dla przetwarzania wizerunku pracownika może być realizacja obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Ma on charakter realny, to znaczy pracodawca musi zapewnić pracownikom bezpieczeństwo.

Odpowiadając więc na pytanie – pracownik nie musi udzielać zgody na wykorzystanie wizerunku, jeżeli pracodawca korzysta z wizerunku pracownika, by zapewnić wszystkim bezpieczeństwo. Pracodawca powinien to odnotować w regulacjach wewnątrzzakładowych. Tak by wprost wynikało z nich, że przetwarzanie wizerunku pracowników jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy. W tym zakresie pracodawca powinien również dopełnić obowiązku informacyjnego wobec pracownika.

Warto również dodać, że wizerunek pracownika to kwestia uregulowana w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Tam trzeba sięgnąć przed planowanym rozpowszechnieniem wizerunku pracownika. Innymi słowy publicznym udostępnieniem tego wizerunku. Na takie działanie pracodawca zawsze potrzebuje zgody osoby, której wizerunek planuje rozpowszechnić.